Quando falamos em gerenciamento de projetos, uma variável impera na criação do planejamento: o tempo.

Muitas vezes, estimar a duração de um projeto é um ponto crucial para agradar o cliente e otimizar a alocação de recursos e mão de obra, o que leva a economia, maiores lucros e satisfação do contratante.

Mas, afinal, como fazer isso?

Para isso, foi desenvolvido o método PERT.

Nele, é possível obter estimativas realistas sobre quanto tempo o projeto irá durar e obter uma visão holística sobre os departamentos envolvidos e de cada atividade.

O que é PERT?

PERT é uma ferramenta de planejamento de gerenciamento de projetos usada para calcular a quantidade de tempo que levará até sua conclusão de forma realista. PERT, Program Evaluation and Review Technique, significa em tradução livre Técnica de Revisão de Avaliação de Programas.

Os gráficos PERT são ferramentas usadas para planejar tarefas dentro de um projeto – tornando mais fácil agendar e coordenar os membros da equipe que realizam o trabalho. Eles foram criados na década de 1950 para ajudar a gerenciar a criação de projetos de armas e defesa para a Marinha dos Estados Unidos.

Enquanto o PERT estava sendo introduzido na Marinha, o setor privado simultaneamente deu origem a um método semelhante chamado Critical Path Method, ou Método do Caminho Crítico. O PERT é semelhante a ele, pois ambos são usados ​​para visualizar a linha do tempo e o trabalho que deve ser feito para um projeto.

No entanto, com PERT, você cria três estimativas de tempo diferentes para o projeto: você estima a quantidade de tempo mais curta possível que cada tarefa levará, a quantidade de tempo mais provável e a quantidade de tempo mais longa que as tarefas podem levar se as coisas não saírem como planejado . Ele é calculado retroativamente a partir de uma data de término fixa, pois os prazos do contratado normalmente não podem ser alterados.

História dos gráficos PERT

O PERT em gerenciamento de projetos existe há algum tempo, mas foi, na verdade, desenvolvido pela Marinha dos Estados Unidos. Em 1957, o Escritório de Projetos Especiais criou a carta PERT para auxiliar em seu projeto de submarino nuclear Polaris.

Desde então, ele encontrou um lar em todos os tipos de indústrias, até mesmo nos Jogos Olímpicos de Inverno de 1968 em Grenoble.

Os diagramas PERT e o método do Caminho Crítico surgiram quase ao mesmo tempo, crescendo a partir da administração científica fundada por Frederick Taylor, também chamada de taylorismo, que mais tarde foi refinada por Henry Ford. Mas o uso do termo caminho crítico vem da DuPont, que desenvolveu o método também no final dos anos 1950.

Por que usar um gráfico PERT?

O gráfico PERT é usado para estimar a quantidade mínima de tempo que será necessária para fechar um projeto. Isso é feito examinando-se a divisão do projeto e as conexões entre as tarefas, o que ajuda a determinar a quantidade de risco inerente ao projeto.

Simplifique projetos complexos

Os gráficos PERT ajudam os gerentes a controlarem projetos complexos. Eles são úteis porque fornecem uma estimativa de quanto tempo você precisará para agendar o projeto e quais recursos serão necessários. Sua natureza e estrutura analítica ajudam a visualizar a complexidade de um projeto e as dependências entre cada etapa do processo.

Envolva vários departamentos e especialistas no assunto

Um gráfico PERT também serve como uma ferramenta organizacional que coleta dados de cada departamento que trabalha no projeto. Isso ajuda a identificar quem está fazendo o quê e fornece responsabilidades claras para essas tarefas. Uma comunicação forte é facilitada entre os departamentos e os objetivos estratégicos gerais da organização são melhor alinhados.

Explore o hipotético

Outro benefício de usar o PERT é que ele permite criar cenários hipotéticos. Ao mapear o tempo e os recursos de um projeto, você pode ver rapidamente o que está funcionando e o que não está. Isso economiza muito tempo que, de outra forma, seria desperdiçado em revisões.

Armadilhas do PERT

No entanto, os gráficos PERT não são uma panaceia para colocar seus projetos no caminho certo. Naturalmente, uma entrada de dados incorreta resultará em uma saída de dados incorreta. É importante que a pessoa que cria o PERT tenha experiência no processo.

Eles também exigem um esforço que algumas organizações podem não ter tempo ou dinheiro para investir. Além disso, você simplesmente não constrói um PERT e dá por encerrado. Eles exigem revisões e atualizações contínuas para garantir que sejam precisos.

Gráficos PERT em gerenciamento de projetos

Conforme declarado, o uso do gráfico PERT fornece aos gerentes uma ferramenta para estimar o tempo e os recursos necessários para concluir seu projeto, o que é crucial durante as fases de iniciação e planejamento.

Quando se trata de iniciar um projeto, as etapas iniciais envolvem pegar todas as tarefas que você mapeou necessárias para sua execução e organizá-las em um cronograma. Saber quanto tempo levará para concluir cada tarefa, especialmente as mais arriscadas, é fundamental para criar um cronograma viável.

Gráficos PERT x Gráficos de Gantt

Embora os gráficos PERT e os gráficos de Gantt sejam ferramentas visuais usadas para controlar a programação de tarefas, eles não são exatamente a mesma coisa.

Por exemplo, em um gráfico de Gantt, a linha do tempo é representada por um gráfico de barras. Um gráfico PERT é mais um fluxograma ou diagrama de rede.

Gráficos de Gantt podem ser usados ​​em projetos menores, enquanto os gráficos PERT são para projetos maiores e mais complexos. As tarefas dependentes são vinculadas a um Gantt, enquanto um PERT tem muitas redes de interconexão de tarefas independentes.

A diferença mais saliente é que um gráfico PERT geralmente é usado antes de iniciar um projeto para descobrir o cronograma, enquanto os gráficos de Gantt tendem a seguir no projeto, destacando as restrições de cronograma.

O software de gráfico de Gantt pode ser usado durante a execução do projeto, bem como no planejamento, porque as datas de início e término de uma tarefa podem ser editadas. Os gráficos de Gantt revelam quanto tempo cada tarefa levará, mostram quem na equipe é responsável por essas tarefas e geralmente são uma ferramenta mais transparente para rastrear o progresso.

Passos para implementar um gráfico PERT

Use o gráfico PERT na fase de planejamento de seu projeto. Aqui estão as etapas em linhas gerais:

  1. Comece identificando os marcos do projeto e, em seguida, divida-os em tarefas individuais.
  2. Descubra a sequência das tarefas
  3. Faça o diagrama PERT – mostraremos como na seção abaixo!
  4. Faça uma estimativa para cada tarefa e o tempo que levará para concluí-la.
  5. Calcule o caminho crítico e identifique qualquer folga possível.

Você tem seu gráfico PERT! Lembre-se de que o gráfico PERT é um documento dinâmico que deve ser revisado à medida que o projeto avança.

Como calcular o PERT

Antes de criarmos um gráfico PERT, é útil saber como calcular o próprio PERT.

PERT se baseia na média ponderada de três números que são baseados nas estimativas otimista, pessimistas e mais provável para a duração do projeto.

  1. Tempo otimista (O): O menor tempo para realizar uma tarefa ou atividade. Este é um cenário em que tudo está funcionando e você cumpriu com folga o cronograma estimado.
  2. Tempo pessimista (P): o tempo máximo para realizar uma tarefa ou atividade. Este é o pior cenário, tudo que pode dar errado irá acontecer.
  3. Tempo mais provável (MP): a melhor estimativa de quanto tempo levará para realizar a tarefa ou atividade, presumindo que não haja problemas. Esta seria sua estimativa funcionando perfeitamente, por mais raro que isso possa ocorrer.
  4. Tempo esperado: a melhor estimativa de quanto tempo levará para realizar a tarefa ou atividade, assumindo que haverá problemas. Essa seria a duração mais realista.

Usando os números que você encontrou para P, O e MP, calcule a equação:

(O + 4MP + P) / 6

Para determinar a volatilidade de sua estimativa, subtraia o número pessimista do otimista e divida os resultados por seis. Quanto maiores forem seus resultados, menos confiança você terá em sua estimativa e vice-versa; quanto menor for o valor, maior será o seu senso de confiança na estimativa.

O resultado é uma média ponderada, que é uma média da multiplicação de cada elemento por um fator que reflete sua importância. Você pode pensar nisso como o tempo esperado, embora muitas vezes o cálculo se incline para o pessimista. Isso porque geralmente a figura pessimista é maior do que a otimista.

Esse cálculo ajuda a estimar todas as tarefas em sua programação, mas também pode se concentrar apenas nas atividades de alto risco.

Controlando o tempo, ganhando clientes

Como vimos, a técnica PERT é uma excelente ferramenta para compreendermos se a variação entre o pior e melhor cenário é muito significativa, e com essa resposta entender como o tempo poderá ser utilizado ao nosso favor.

Dessa forma, quando obtemos um prazo de acordo com a realidade de contexto, podemos dar aos clientes mais segurança e confiança em nossos trabalhos e, por fim, ganhar credibilidade no mercado e ampliação da carteira de clientes.

Agora que você já sabe sobre o PERT, experimente utilizá-lo em seus maiores e mais complexos projetos. Através dele, esses projetos se tornaram mais palpáveis e o tempo trabalhará ao seu favor.

Quer saber mais sobre essa e outras ferramentas de análise? Então acesse nosso blog e mantenha-se sempre informado!